projectleider inburgeren.nl

Ik heb leiding gegeven aan het vernieuwen van inburgeren.nl. Leiding over het proces en inhoudelijke en technisch ontwikkeling.
Het project stond onder druk. De ontwikkeling van de teksten was spannend door de bedrijfscultuur.
Het bleek nodig de website zelf te bouwen.

vernieuwing van de website inburgeren.nl

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, kortweg SZW, geeft DUO de opdracht om vóór 1 januari 2015 de website inburgeren.nl te vernieuwen. Ik vervulde de rollen: projectleider, interaction design, en front-end programmeur.

situatie

In mei 2014 werd ik ingehuurd om te werken als interaction designer en om medewerkers van DUO dat vak te leren. Ik zou aan meerdere projecten werken.

Ik ontdekte dat het project om inburgeren.nl te vernieuwen, kortweg Inburgeren, het meest onder druk stond. De opdrachtgever SZW had op basis van het verleden dusdanig weinig vertrouwen in DUO dat hij eiste vanaf 1 november inhoud en vorm te kunnen beoordelen.

We hadden nog zo’n 5 maanden, maar het project was nog niet georganiseerd.

ik word projectleider

In overleg met het management van DUO heb ik de leiding van het project op mij genomen, naast mijn rol in interaction design en als front-end programmeur.

Op mijn verzoek heeft het management een team van mensen vrijgemaakt. Ik heb de samenstelling van het team ook daarna mede bepaald.

Binnen DUO heb ik periodiek presentaties gehouden om belanghebbenden mee te nemen in de ontwikkelingen. Ik zorgde ook voor de presentaties naar SZW.

kort-cyclisch HCD

Ik heb een planning gemaakt van 3 ontwikkel-cycli. In elke cyclus gingen we klanten bezoeken, informatie verwerven en verwerken, schrijven, ontwerpen, prototype bouwen, gebruikstest in het veld doen en overleggen met de opdrachtgever.

ontwikkelen in een werkende website

Ik geloof in kort-cyclisch ontwikkelen. Ik geloof erin het werk van alle disciplines bij elkaar te laten komen in een werkende website. Dat laat meedogenloos de werkelijke voortgang zien. En biedt gelegenheid tot allerlei vormen van toetsen, van overleg met belanghebbenden, testen met gebruikers, tot aan technische testen. Het is mij gelukt om gedurende het hele project altijd de laatste stand van zaken in een werkende website online te hebben.

samen leren ontwikkelen

De mensen waar ik mee werkten waren gewend om werk te krijgen en te verwerken. Vooraf bepaalde deelverantwoordelijkheid. Mensen zaten vaak niet bij elkaar en communiceerde vooral via mail. Ik heb er aan gewerkt dat mensen beter gingen samenwerken.

Bij elkaar zitten om een gemeenschappelijk beeld te krijgen van wat we aan het doen zijn. In het team afspraken maken over wie wat doet. Elkaars werk overnemen als nodig. Over discipline grenzen heen elkaars bijdrage beoordelen. Luisteren. Open staan voor zinvolle opmerkingen en onzin naast je neer kunnen leggen. Elkaar laten weten hoever je bent vanuit het besef dat jouw werk te maken heeft met werk van anderen.

afstemmen van de teksten

Het afstemmen van teksten is binnen DUO lastig. Het bedrijf is zo georganiseerd dat het ene organisatieonderdeel bepaalt wát er in een tekst moet worden verwoord, terwijl het andere organisatieonderdeel bepaalt hóe het wordt verwoord.

In de praktijk werkt het niet om inhoud en vorm op deze manier te scheiden. En leidt het tot problemen in de samenwerking. Ik heb een aantal maatregelen genomen om het afstemmen beter te laten verlopen.

Mijn eerste maatregel was om alle inhoud te verzamelen in een document en – zonder discussie over de tekstuele vorm – af te stemmen met belanghebbenden. Dat had een heel positief effect op ons team omdat we een helder overzicht kregen. Maar de omgeving had moeite op deze wijze de inhoud te beoordelen.

Mijn tweede maatregel was om met relevante managers afspraken te maken over de wijze waarop we zouden gaan afstemmen. Op termijn bleek te bedrijfscultuur sterker dan de daar gemaakte afspraken.

Mijn derde maatregel was ervoor te zorgen dat iedereen de teksten in de werkende website kon beoordelen. De website was voor de omgeving makkelijker te beoordelen dan het eerder geschreven document.

Deze maatregelen hebben het afstemmingsproces wel verbeterd, maar ik heb de bedrijfscultuur niet kunnen veranderen. Misschien had ik hierin meer bereikt als ik niet ook als ontwerper en programmeur actief was geweest.

bouwen van de website

De nieuwe website inburgeren.nl moest begin januari live gaan. Het was de bedoeling dat de site gemaakt ging worden in het content management systeem Tridion. Er liep echter een project om over te gaan van een oude naar een nieuwe versie van Tridion. Daardoor werd het praktisch onhaalbaar om de nieuwe website bijtijds in Tridion te maken.

Omdat we van inburgeren.nl altijd een realistisch prototype hadden, kon ik aanbieden dat de werkgroep de website zelf zou bouwen. Met z’n tweeën hebben we de website gebouwd en op tijd, op 6 januari live gezet. De versie in Tridion heeft tot april op zich laten wachten. Wijzigingen liepen tot dan via ons.